[GFC] Gestion financière et comptable

Dernières infos :
– Diffusion de la mise à jour n° 1 (Mis en ligne en avril 2018)
– Diffusion du Compte Financier 2017 et du basculement 2018 (Mis en ligne en janvier 2018)
– Diffusion de la Préparation Budgétaire 2018 (Mise en ligne le 19 octobre 2017)

Dernières versions : – ADMINISTRATION 2018 18.0
– CGENE 2018 16.1
– CBUD 2018 18.1
– REGIE 2018 15.0
Service à destination de : Intendance des EPLE publics

GFC /
TypeRangement/fichierdescriptionDate de modificationTaille

rép
COMPATIBILITE      

rép
DOCUMENTS DE REFERENCE      

rép
GFC RCBC 2016      

rép
GFC RCBC 2017      

rép
GFC RCBC 2018      

 

  • Général

  • Quel est le mot de passe par défaut permettant de rentrer dans l’application GFC ?

    Le mot de passe par défaut est « gfc ».
    Il peut être modifié dans les différents modules de GFC (Menu « Paramètres »).

  • Message : xxxx n’est pas une valeur en virgule flottante correcte

    Description :
    Dans GFC, un message d’erreur apparaît : 11,1115,47 n’est pas une valeur en virgule flottante correcte.
    Le poste utilisé est sous Windows 7.

    Solution :
    Dans le panneau de configuration de Windows (Afficher par petites icones), aller dans : Région et langue => Paramètres supplémentaires => Réinitialiser.

  • Problème d’affichage de fenêtre

    Description :
    L’affichage de la fenêtre pour créer une habilitation n’apparaît pas intégralement.

    Solution :
    Sur un poste de travail sous Windows XP :
    – faire un clic droit sur le Bureau et sélectionner « Propriétés »;
    – dans l’onglet « Paramètres », cliquer sur le bouton « Avancé »;
    – dans l’onglet « Général », choisir dans le menu déroulant « Paramètre PPP » : « Taille normale (96 ppp) »;
    – redémarrer le poste de travail.
    Sur un poste de travail sous Windows Seven :
    – faire un clic droit sur le Bureau et sélectionner « Résolution d’écran »;
    – cliquer sur le lien « Rendre le texte plus petit ou plus grand »;
    – cliquer sur le lien à gauche « Définir la taille du texte personnalisé (PPP) »;
    – sélectionner « 100% » dans le menu déroulant.

  • Conservation des sauvegardes

    Description :
    L’utilisateur a retrouvé des disquettes de sauvegarde de la comptabilité (ordonnateur et générale pour les exercices allant de 1994 à 2002). Les sauvegardes semblent avoir été faites sur des disquettes ZIP pour lesquelles il n’a pas encore retrouvé de lecteur.
    Son ordinateur de bureau n’est même plus équipé de lecteur de disquettes « standard ».
    D’autre part, l’Agent comptable doit avoir reçu son quitus pour ces périodes anciennes. Peut-il se débarrasser de toutes ces disquettes (plusieurs centaines) ?

    Solution :
    L’utilisateur doit conserver les sauvegardes réalisées suite au Cofi de toutes les années.

  • Mises à jour

  • Comment procéder à la mise à jour de GFC ?

    Ne pas oublier d’effectuer une sauvegarde de GFC avant l’installation de la mise à jour et après la mise à jour !

    Si GFC est installé en réseau :
    – se connecter au serveur Horus en tant qu’utilisateur « install » pour effectuer l’installation du poste SERVEUR;
    – se connecter au serveur Horus avec son nom pour installer le(s) poste(s) client(s) en réseau ou l’outil de sauvegarde/restauration BD_GFC;
    – bien spécifier le lecteur X : lors de l’installation du poste SERVEUR.

  • Problème Windows 7 – Violation d’accès

    Description :
    Anomalie liée à Windows Seven.
    Lors de la réception d’un transfert, il y a un blocage avec le message d’erreur suivant :
    « Violation d’accès à l’adresse xxx dans le module ntdll.dll. Ecriture à l’adresse yyy ».

    Solution :
    – faire un clic droit sur l’icône GFC se trouvant sur le bureau puis sélectionner « Propriétés »;
    – aller dans l’onglet « Compatibilité » et activer le mode compatibilité « Windows XP (Service Pack 3) » en cliquant sur le bouton « Modifier les paramètres pour tous les utilisateurs » et en sélectionnant le mode compatibilité Windows XP (Service Pack 3) dans la liste déroulante;
    – cocher « Exécuter ce programme en tant qu’administrateur ».
    Il peut être nécessaire de redémarrer le poste de travail après avoir effectué cette manipulation.

  • Sauvegarde par BD GFC

    Description :
    Messages d’erreur lors de la sauvegarde dans GFC – ADMIN :
    « mySQLDump non trouvé GFC ADMIN sur INT-XP01 Commentaire: TdmSauvRest.Sauvegarde » »Echec, la base n’est pas sauvegardée. »

    Solution :
    La sauvegarde GFC MySQL ne peut être lancée qu’à partir d’une station où le programme MYSQL32_setup.EXE a été préalablement installé.

  • Vérification de la version

    Description :
    Après passage d’une mise à jour, comment vérifier le numéro de version de GFC ?

    Solution :
    Pour connaître la version des modules GFC installés sur un PC, il faut :
    – entrer dans le module comptabilité budgétaire ou comptabilité générale ou régie ou administration;
    – après avoir sélectionné un établissement, aller dans le menu « Aide »;
    – cliquer sur le sous-menu « A propos », la version et la date de la version s’affichent dans la fenêtre.

  • Problème de connexion avec logcom.app

    Description :
    Message d’erreur à l’ouverture de GFC : « Impossible d’établir la connexion avec logcom.app ».

    Solution :
    Parmi les multiples causes de cette situation, il faut vérifier si la mise en veille totale du poste est activée.
    Dans ce cas, il faut désactiver la mise en veille du pc :
    – clic droit sur le bureau et choisir « Propriétés »;
    – cliquer sur l’onglet « Ecran de veille » puis sur le bouton « Gestion de l’alimentation … »;
    – mettre « Jamais » pour « Arrêt des disques durs » et « Mise en veille »;
    – seule la mise en veille de l’écran doit être conservée « Extinction du moniteur ».

  • Préparation Budgétaire

  • Doit-on installer la Préparation Budgétaire en réseau ou en monoposte ?

    Si GFC est installé en réseau, il convient d’installer la Préparation Budgétaire également en réseau.
    On peut, dans ce cas, n’installer la partie cliente que sur un seul poste.

  • Le seuil du SRH existe en pièce de développement

    Description :
    L’utilisateur a saisi le SRH, ainsi qu’en pièces de développement.
    Il veut faire la génération automatique mais on lui indique : Le seuil du SRH existe en pièce de développement, voulez-vous le remplacer ?
    Quelle est la manipulation à effectuer ?

    Solution :
    La génération du SRH crée des imputations automatiques et calcule un montant de crédits nourriture à répartir ensuite en pièces de développement, sur les diverses imputations autorisées par la réglementation.
    Si les imputations automatiques entrent en concurrence avec des imputations identiques précédemment saisies manuellement en pièces de développement, il y a conflit et affichage du message ci-dessus.
    Il faut alors effacer les imputations concernées se rapportant au SRH saisies manuellement, afin de supprimer ce conflit.

  • Export de la préparation budgétaire vers Presto

    Description :
    Est-il possible de faire l’export de la préparation budgétaire GFC vers Presto avant l’export de GFC comptabilité ?
    Cela était possible les années précédentes.

    Solution :
    L’export de la préparation budgétaire GFC vers Presto n’existe plus.
    Dans GFC, il est possible seulement de visualiser le document mais le fichier d’export n’est plus créé.
    Pourtant le bouton existe toujours dans Presto (normal : il n’y a pas eu de mise à jour de Presto) mais il faut saisir les informations manuellement.

  • Compte Financier

  • Le compte financier doit-il être installé dans tous les établissements ?

    Oui, la mise à jour diffusée doit être installée dans tous les établissements, agence comptable ou pas.

    – Dans les établissements agence comptable, le module Compte financier s’installera et le module Administration sera mis à jour.
    – Dans les autres établissements, seul le module Administration sera mis à jour.

  • Saisie écriture classe 1 après solde classes 6 et 7

    Description :
    L’utilisateur a lancé un compte financier, soldé les classes 6 et 7 et s’aperçoit lorsqu »il complète la pièce « 14-situation à la clôture de l’exercice » qu’il a omis de passer une écriture entre 2 comptes de la classe 1 (donc sans incidence en compta budgétaire).
    Doit-il supprimer le compte financier ?

    Solution :
    Si l’utilisateur saisit une écriture mouvementant deux comptes de classes 1, il ne pourra plus ensuite accéder au compte financier de l’établissement concerné.

    Deux solutions:
    – soit passer la régularisation entre classe 1 sur l’année N en modifiant les reprises au bilan d’ouverture,
    – soit passer l’écriture sur l’année N-1 mais ensuite il devra supprimer le compte financier de l’établissement et réimporter la comptabilité budgétaire (même si le problème ne touche pas les classes 6 et 7) pour relancer ce Cofi. Quand il relancera le compte financier, le solde des classes 6 et 7 sera grisé et l’édition du compte de résultat ne sera plus possible.

  • Pièce n° 7 compte de résultat vide à l’impression

    Description :
    A l’édition du COFI, l’utilisateur obtient une page vierge pour la pièce n°7 « compte de résultat ».
    Quelle est la marche à suivre pour corriger cela ?

    Solution :
    Il faut imprimer le compte de résultat (Pièce 7).
    Le compte de résultat retrace la gestion de l’établissement en présentant, sous forme synthétique, les charges et les produits équilibrés par le résultat de l’exercice (perte ou bénéfice). Il est établi à partir de la balance de la Comptabilité générale.
    Son contenu diffère selon la méthode utilisée pour solder les comptes de classes 6 et 7 :
    – Solde des classes 6 et 7 à partir du module Comptabilité générale.
    Si les comptes de classes 6 et 7 ont déjà été soldés partiellement ou totalement dans le module Comptabilité générale sous la forme d’écritures d’opérations courantes, le compte de résultat ne comporte aucun montant.
    – Solde automatique des classes 6 et 7 à partir du module Compte Financier.
    Si les comptes de classes 6 et 7 sont soldés automatiquement à partir du module Compte Financier (voir étape suivante 3.3.), le compte de résultat présente, pour les charges et pour les produits, le solde des comptes par famille de comptes.
    Dans ce cas, le compte de résultat doit être imprimé avant d’effectuer le solde des classes 6 et 7.
    Après le solde automatique des comptes de classes 6 et 7, il pourra être réimprimé et restituera les valeurs initiales.
    Pour imprimer le compte de résultat :
    – sélectionner, dans le menu Compte financier, l’option Opération avant édition ;
    – sélectionner l’option Compte de résultat.

  • Edition du PV de la délibération de CA

    Description :
    Dans le COFI de GFC, impossible d’éditer la dernière pièce du bordereau correspondant à l’extrait du PV de la délibération du CA.

    Solution :
    C’est normal que cette pièce ne soit pas accessible : l’extrait de délibération a été supprimé. Cela parce que la dématérialisation des actes devait intervenir plus rapidement.

  • Choix grisés au menu Cofi suite à passation de nouvelles écritures

    Description :
    Certaines transactions apparaissent grisées.
    Par exemple : la balance des valeurs générales, le bilan, les éléments d’analyse financière.

    Solution :
    Ce problème est dû à une incohérence de date (blocage GFC dû au fait que des écritures ont été passées en comptabilité générale alors que le fichier import de la comptabilité budgétaire avait déjà été intégré dans COFI).
    Il faut lancer la suppression du COFI de l’EPLE puis réimporter le fichier import COFI budgétaire pour que tout fonctionne à nouveau normalement.

  • Administration

  • Module administration inaccessible (grisé)

    Description :
    Après le basculement d’année, l’utilisateur accède à l’exercice antérieur et à l’exercice en cours mais plus au module Administration.

    Solution :
    L’installation du module Administration est optionnelle depuis 2005.
    La case correspondante n’est pas pré-cochée lors du basculement.
    Il faut relancer l’installation « poste client en réseau » et cocher « installation du module d’administration ».

  • Gestion des profils

    Description :
    Pourquoi l’utilisateur, avec un profil « Gestionnaire » qui a tous les droits, ne peut-il pas modifier les iban alors qu’avec un profil défini « Agent comptable » il y arrive ?

    Solution :
    Les profils personnalisés ne sont pas mis à jour des nouvelles transactions, il faut aller ajouter à la main les nouvelles transactions (par ex:décision de l’ordonnateur en 2013) dans profil choix modification.
    Le mode d’accès de la gestion des profils proposé par défaut est « consultation » (ordre alpha). Si la personne oublie de sélectionner le choix « mise à jour » au lieu de « consultation » pour une transaction, elle n’aura pas les droits « mise à jour » sur cette transaction.
    Pour plus d’informations, voir la documentation en pièce jointe.

  • Message « La régie n’a pas terminé sa dernière période »

    Description :
    L’utilisateur a un message bloquant après avoir installé GFC et avant le basculement comptable : « La régie n’a pas terminé sa dernière période »

    Solution :
    Dans le document de la situation des disponibilités, tous les soldes débiteur et créditeur de l’ensemble des comptes doivent être à 0.
    Sinon, il faudra :
    – passer les écritures de régularisation, pour que l’ensemble des soldes débiteur et créditeur de chaque compte soit à 0 ;
    – faire une validation de journée et éditer les journaux divisionnaires ;
    – éditer le journal général ;
    – refaire une sauvegarde de la base GFC N-1 ;
    – aller dans le module administration de l’exercice en cours, relancer le basculement.
    L’utilisateur doit prêter attention aux éventuelles régies d’avances, en particulier les régies de voyages, déclarées au cours de l’exercice budgétaire dont la situation comptable ne serait pas correctement arrêtée.

  • Comptabilité Budgétaire

  • Mandatement N-1 avant bascule alors que l’agence comptable a basculé

    Description :
    L’utilisateur a émis un mandatement N -1 avant basculement comptable.
    L’agent comptable indique qu’il ne peut réceptionner le mandatement et qu’il aurait fallu basculer d’exercice dans l’établissement rattaché avant de saisir le mandatement .
    Que faut-il faire ?

    Solution :
    Le mandatement courant est lié à l’année d’exercice budgétaire. Peu importe que GFC ait été basculé ou pas au niveau de l’établissement rattaché.
    Dès que l’agence comptable a été basculée, les mandatements N-1 sont réceptionnés en exercice antérieur dans le cadre de la période d’inventaire.
    Si l’agence n’a pas été basculée, la réception se fait dans le cadre de l’exercice courant.

  • Pas de service à la saisie d’une imputation budgétaire

    Description :
    Après le basculement d’année, l’utilisateur souhaite créer un approvisionnement puis une ligne d’imputation budgétaire.
    Or dans les services, rien n’est disponible dans le menu déroulant.
    Cependant, dans les paramètres d’approvisionnement, les séries sont bien présentes.

    Solution :
    A l’issue du basculement, il faut sur l’année N redéfinir les services autorisés pour les séries existantes .
    Lors du basculement, les séries de l’exercice antérieur sont récupérées sur le nouvel exercice mais la sélection des services autorisés pour une série donnée n’est pas conservée sur le nouvel exercice.
    L’utilisateur doit sur l’année N, après le basculement, sélectionner, pour chaque série conservée, les services autorisés :
    Choix : paramètres/Approvisionnements/Onglet séries (clic droit pour modifier).

  • Mandatement N-1 avant bascule alors que l’agence comptable a basculé

    Description :
    L’utilisateur a émis un mandatement N -1 avant basculement comptable.
    L’agent comptable indique qu’il ne peut réceptionner le mandatement et qu’il aurait fallu basculer d’exercice dans l’établissement rattaché avant de saisir le mandatement .
    Que faut-il faire ?

    Solution :
    Le mandatement courant est lié à l’année d’exercice budgétaire. Peu importe que GFC ait été basculé ou pas au niveau de l’établissement rattaché.
    Dès que l’agence comptable a été basculée, les mandatements N-1 sont réceptionnés en exercice antérieur dans le cadre de la période d’inventaire.
    Si l’agence n’a pas été basculée, la réception se fait dans le cadre de l’exercice courant.

  • Modification refusée IBAN fournisseur

    Description :
    Le fournisseur a changé d’IBAN.
    L’accès aux coordonnées bancaires du fournisseur n’est pas autorisé.

    Solution :
    Ce fournisseur est actuellement mouvementé en engagements, liquidations ou mandatements en attente de transfert vers la comptabilité générale.
    La modification de l’IBAN sera accessible, depuis la comptabilité budgétaire, dès que le fournisseur ne sera plus enregistré dans une opération de dépense en attente dans la comptabilité générale.

  • Transfert du budget (ordo vers géné)

    Description :
    Comment transférer le budget, validé, de GFC Ordonnateur vers GFC Comptabilité générale ?

    Solution :
    Dans la comptabilité budgétaire, aller dans le Menu => comptabilité budgétaire => Budget => Visualisation du budget => Transfert
    Sélectionner le lecteur si support externe ou l’emplacement du dossier de transfert (Si transfert en interne). Il est conseillé de conserver le chemin proposé par défaut.

  • Gestion des en-têtes en édition

    Description :
    Les coordonnées de l’établissement n’apparaissent pas sur les éditions des documents d’approvisionnement GFC à destination du fournisseur.

    Solution :
    Les documents sont mis en page de telle sorte qu’ils peuvent être directement expédiés au moyen d’enveloppes à fenêtre.
    Ils peuvent être imprimés sur un papier à en-tête de l’établissement (l’utilisation ou non de papier à en-tête est à précisér au moment de l’impression).
    Si l’utilisateur coche « papier à en tête », cela signifie qu’il a alimenté l’imprimante avec du papier avec un en tête pré-imprimé. Dans ce cas l’en-tête ne sera pas imprimé.
    S’il utilise du papier vierge, il faut faire le choix « sans en tête » pour que l’en-tête soit imprimé.

  • Comment rééditer une DBM

    Description :
    Comment peut-on rééditer une DBM ?

    Solution :
    Il n’est pas possible de ré-éditer une DBM.
    En conséquence, il faut conseiller à l’utilisateur d’éditer systématiquement sous forme de fichier pdf avant de lancer une édition papier.
    Solutions de contournement proposées :
    – S’il s’agit d’une dbm pour information ou d’une décision de l’ordonnateur : Il est possible d’utiliser les documents suivants pour informer de la dbm : Situation des dépenses, situation des recettes, état des modifications apportées au budget choix édition par type de DBM. Saisir en traitement de texte la lettre d’accompagnement destinée au comptable.
    – S’il s’agit d’une dbm pour vote : Il est peut être possible de photocopier le document de l’étape précédente et de le compléter si nécessaire dans un document annexé certifié par l’ordonnateur. (Ex : Utiliser le document édition pour le CA pour transmettre aux autorités de contrôle)
    Si aucune de ces solutions de contournement n’est envisageable, transmettre la fiche au niveau 2 dans le cas d’une dbm pour vote.
    En cas de perte d’une ancienne DBM : Demander à l’autorité académique de tutelle, de vous renvoyer une copie de son exemplaire.

  • Création d’approvisionnements -> pas d’engagements générés

    Description :
    Lorsque l’utilisateur crée des approvisionnements, cela ne génère pas d’engagement et cela n’apparaît pas sur la situation des dépenses.
    Dans la liquidation des factures, il ne retrouve pas les engagements.

    Solution :
    Lors de la création de l’approvisionnement, il faut cocher la rubrique « Avec engagement » dans la saisie de la série liée à l’approvisionnement (choix paramètres / approvisionnement /série).
    Aide GFC : « Lors de la validation des approvisionnements, si la série de l’approvisionnement est du type « Avec engagement », l’engagement correspondant est automatiquement généré. Cet engagement pourra, si nécessaire, être modifié ou supprimé. Les opérations de modification n’auront aucun impact sur le bon de commande original ». De plus, il faut que les approvisionnements soient validés pour générer l’engagement correspondant.

  • Extraction de données (fournisseurs, par exemple).

    Description :
    Possibilité d’extraire des données à partir de certaines listes proposées.

    Solution :
    – sélectionner onglet « Aide/choix rubriques d’aide »;
    – saisir le mot « Extraction » dans la fenêtre;
    – sélectionner parmi les extractions proposées dans la liste, celle qui correspond à votre besoin;
    – la démarche à mettre en œuvre s’affiche alors.
    Si importation du fichier dbf sous open office, il faut sélectionner « langage européen »

  • Message « Des DBM sont en attente non validées »

    Description :
    En comptabilité budgétaire, lors de la génération d’un fichier de transfert, le message d’erreur suivant s’affiche : « Des DBM sont en attente non validées »
    alors que les DBM ont toutes été validées.

    Solution :
    Dans la comptabilité budgétaire, dans l’onglet « pour vote » des DBM, vérifier si une DBM n’a pas de date.
    Si c’est le cas :
    – Editer cette DBM.
    – Editer l’accord sur cette DBM.
    La date apparait à coté de la DBM dans l’onglet « pour vote ».
    Le fichier peut alors être généré.

  • Réimputation d’OR suite à mémoire

    Description :
    Le gestionnaire a édité un mémoire dont l’OR a été réceptionné par l’agence comptable.
    Après coup, il s’est aperçu que le compte d’imputation qu’il a utilisé n’est pas le plus pertinent et souhaite réimputer l’OR sur un compte plus adéquate.
    Or, il n’est pas possible de le faire puisque le module réimputation ne permet pas de sélectionner un OR issu d’un mémoire.
    Comment procéder ?

    Solution :
    Le comptable a validé l’OR basé sur le mémoire, et donc ne peut pas le rejeter.
    S’il y a lieu de faire une réimputation, ce ne peut être qu’en écritures comptables.
    Il aurait fallu que le comptable rejette l’OR et transmette ce rejet à l’établissement. Celui-ci le réceptionne et ainsi le mémoire se retrouve « régénéré » pour pouvoir le modifier.

  • Saisie de réimputation sur N-1, les liquidations ne s’affichent pas

    Description :
    Lorsque le gestionnaire veut faire une réimputation sur N-1 (GFC), il accède bien aux bordereaux et aux mandats mais pas aux liquidations.

    Solution :
    Il n’est pas autorisé de faire des réimputations sur des opérations d’extournes. Si les ordres initiaux ont été émis postérieurement au 31/12/N-1, ils ne pourront être réimputés.

  • Edition d’une réimputation

    Description :
    La gestionnaire a saisi la réimputation, validé le certificat pour ensuite sortir le document certificat de réimputation.
    Or il n’apparaît pas dans les documents mais il apparaît dans l’historique.
    Comment l’éditer ?

    Solution :
    Depuis GFC 2014 les ré-imputations budgétaires (activité, domaine) ne sont pas éditées ni éditables. Elles ne passent donc plus par le menu Edition

  • DBM saisie par erreur en inscription d’office

    Description :
    L’utilisateur a coché à tort l’option « inscription d’office » lors de sa saisie d’une DBM de niveau 2.
    Cette DBM a ensuite été validée. Comment corriger ?

    Solution :
    Démarche à communiquer à l’utilisateur :
    Il convient de saisir une DBM identique à celle déclarée par erreur en inscription d’office mais avec un montant en négatif.
    Une fois cette DBM  validée, les 2 opérations se compenseront.
    Il conviendra ensuite de saisir une DBM correctement. (Option inscription d’office non cochée)

  • Comptabilité Générale

  • Débiteur prélevé traité en relance amiable

    Description :
    Un débiteur est initialisé « OK pour prélèvement » sur plusieurs élèves. Le prélèvement d’avance a été traité correctement.
    Anomalie dans la situation des créances, une créance élève issue de GFE liée à ce débiteur n’est pas marquée en prélèvement et le débiteur a reçu une relance.

    Solution :
    Si une créance n’est pas marquée comme en prélèvement alors qu’elle devrait l’être il faut :
    – Vérifier que le débiteur soit bien initialisé en « OK pour prélèvement » avec une date de début correcte.
    – Supprimer la (ou les) créances s’y rapportant et la recréer en la déclarant en prélèvement.
    Aide en ligne GFC :
    La créance élève est issue de ScoNET – G.F.E.
    1. Si le responsable financier de l’élève dont le Numéro figure dans la créance, est marqué comme « OK pour le prélèvement » et que la date de la créance est postérieure ou égale à la date de début de prélèvement du débiteur : Créance soumise au prélèvement : La case est cochée et non modifiable. N° Elève : Est affiché et non modifiable. Débiteur : Numéro, Nom et Prénom sont affichés et non modifiables.
    2. Sinon : Créance soumise au prélèvement : La case est non cochée et non modifiable. N° Elève : Est grisé, non accessible. Débiteur : Est grisé, non accessible.
    – La créance élève est saisie dans G.F.C. Certaines zones de saisies sont accessibles : Créance soumise au prélèvement : Cocher la case pour soumettre la créance élève au prélèvement automatique. N° Elève : Choisir le numéro de l’élève depuis la liste déroulante des élèves dont le responsable est « OK pour prélèvement ». Débiteur : Numéro, Nom et Prénom sont affichés automatiquement après le choix de l’élève, non modifiables.
    Points importants :
    – Lorsque vous saisissez successivement plusieurs créances, certaines valeurs de la dernière créance saisie s’affichent par défaut (l’origine, l’établissement, et le compte de paiement). Ces informations peuvent être modifiées.
    – Lorsque vous modifiez une créance, vous ne pouvez pas modifier directement certaines informations (l’origine de la créance, l’établissement et la division de l’élève). Pour cela, vous devez supprimer la créance puis la ressaisir.
    – Lorsqu’un ou plusieurs encaissements ont été affectés à la créance, cette créance peut toujours être modifiée mais avec certaines restrictions (si un encaissement pour ordre a été affecté à la créance, le compte de paiement de la créance doit resté différent du compte d’origine de l’encaissement pour ordre, le montant de la créance doit rester supérieur au montant déjà encaissé).
    – Il n’existe pas de délai de paiement pour les créances soumises à prélèvement.

  • Prélèvements automatique en cité scolaire

    Description :
    L’établissement, une cité scolaire, souhaite mettre en place les prélèvements automatiques sur le lycée et sur le collège.

    Solution :
    Ce n’est pas possible de mettre en place les prélèvements automatiques dans une cité scolaire pour plusieurs établissements.
    Par contre dans une cité scolaire, il est possible de mettre en place les prélèvements automatiques pour un des établissements. En préalable à la mise en place des prélèvements automatiques, il faut faire une demande auprès de la DDFIP du département pour obtenir :
    – 1 – l’ Identifiant Créancier Sepa (ICS). Ce code sera à saisir dans les paramètres de l’établissement => onglet compte dépôt;
    – 2 – le Numéro National d’Émetteur.

  • Fichier des prélèvements écrasé ou perdu

    Description :
    L’utilisateur a enregistré le fichier des prélèvements dans un dossier sans l’envoyer via EFCI.
    L’enregistrement d’un nouveau fichier dans ce dossier a écrasé le précédent.
    Comment récupérer les données ?

    Solution :
    Il est possible de faire une reprise d’un fichier de prélèvements par le sous menu Encaissements => Prélèvements auto => Suivi => Historique.
    Sélectionner dans la liste des prélèvements, le prélèvement à regénérer.

  • Accès à transaction refusé

    Description :
    L’utilisateur veut valider une session d’écritures à la date du jour en comptabilité générale mais le message suivant s’affiche :
    « Une validation d’écriture est déjà en cours ».

    Solution :
    Vérifier qu’une autre station ne soit pas active sur cette transaction.
    Ensuite, dans le module Administration de GFC, aller dans le menu => Utilitaires => Libération réseau.
    Si cette manipulation est sans effet, cela signifie qu’il y a une autre connexion sur cette transaction.

  • Vérification périodique

    Description :
    Dans la vérification périodique de l’établissement, l’utilisateur ne peut plus accéder aux égalités croisées interclasse. Il est affiché « NON » et il ne peut pas modifier ce choix.

    Solution :
    Le contrôle croisé n’est pas actif parce qu’il y a un rejet du comptable en attente de transfert. Une fois ce rejet transféré, le contrôle devient à nouveau possible. Certains contrôles sont bloqués quand il y a des opérations en attente (voir aide en ligne). S’assurer que le gestionnaire n’oubliera pas de réceptionner ensuite le rejet en compta ordo. Sinon au cofi, cela bloque au contrôle préalable.

  • Onglet ‘Prélèvement’ absent dans les paramètres de l’établissement

    Description :
    Mise en place du prélèvement automatique dans GFC SEPA : l’onglet prélèvement n’est pas directement proposé dans les paramètres de l’EPLE.

    Solution :
    Initialisation du prélèvement automatique – Choix Paramètres Etablissement (jumelé ou agence comptable)
    1 – Onglet compte dépôt : L’ICS EST INCOMPLET donc l’onglet « Prélèvements » ne s’affiche pas. Le prélèvement ne peut être initialisé !!
    2 – L’agent comptable doit saisir le code ICS (Identifiant Créancier Sepa) fourni par la DDFIP.
    Il ne faut pas saisir les codes ZZZ fourni dans le n°ICS de la DDFIP.
    Pour l’Education Nationale, le code est ESD et il est déjà pré-saisi dans GFC.
    Il faut donc compléter l’ICS et valider ensuite par OK.
    La coche Prélèvements devient accessible.
    P.S : Chaque EPLE doté d’un compte courant doit avoir un ICS spécifique.

  • Activation de la vérification périodique

    Description :
    L’utilitaire vérification périodique de GFC ne comporte pas d’analyse financière relative à la capacité d’autofinancement et au Fonds de roulement.

    Solution :
    Pour que tous les choix de la vérification périodique soient actifs :
    Dans le module comptabilité budgétaire
    – Il ne doit pas exister d’écritures en attente de transfert,
    – Il ne doit pas exister d’écritures rejetées non réceptionnées et non confirmées,
    – Il ne doit pas y avoir d’ordres de comptabilité budgétaire en attente d’édition.
    Dans le module Comptabilité générale
    – L’utilisateur doit avoir réceptionné puis validé les écritures automatiques,
    – Si des écritures automatiques ont été rejetées, l’utilisateur doit avoir transféré les rejets vers le module Comptabilité budgétaire.

  • Créances de débiteurs

    Description :
    L’extrait des créances généré à l’agence comptable à destination des régisseurs de deux EPLE contient les créances des débiteurs déclarés prélevés alors que cela ne devrait pas être le cas.

    Solution :
    Il faut s’assurer que les débiteurs soient bien enregistrés en « OK pour prélèvement » à une date antérieure à celle de la créance. Si la créance date du 8 novembre, par exemple, et que le débiteur est saisi « OK pour prélèvemen »t à partir de 12 novembre, il est possible que la créance soit transférée en régie, ce qui serait toutefois sans incidence comptable. Il est toujours possible de renvoyer un ficher de créances au régisseur.
    Si des prélèvements d’avances ont déjà été effectués, les débiteurs dont la date de début de prélèvement était postérieure à celle du prélèvement d’avance n’ont pas été prélevés. Cela se régularisera sur le prélèvement d’ajustement qui sera d’un montant supérieur à celui annoncé dans l’échéancier.

  • Fichier de paiement généré mais pas de compte 5159 mouvementé

    Description :
    L’utilisatrice a généré le fichier de paiement pour bourses pour le lycée mais le compte 5159 n’est pas mouvementé automatiquement (nul sur la balance et pas de développement de solde à développer).

    Solution :
    Lors de la validation des paiements, des écritures sont générées pour les paiements internes et les paiements manuels. Aucune écriture n’est générée pour les paiements externes.
    Si le fichier de règlement des bourses a été récupéré par le choix paiements externes/réception, il est normal que GFC n’ait pas généré d’écritures. Dans ce cas, il faut saisir des écritures manuelles.

  • Problème de transfert d’habilitation

    Description :
    L’agent comptable d’un établissement a modifié l’habilitation d’un établissement rattaché APRES l’avoir mutée.
    Il ne parvient pas à transférer cette habilitation à son établissement rattaché.

    Solution :
    Il faut éditer le PV de remise de service (opération non effectuée pour cet établissement).

  • Reprise des soldes grisée en comptabilité générale

    Description :
    La reprise des soldes en comptabilité générale est grisée.
    Tous les paramètres de la comptabilité générale sont en mise à jour sur le profil.

    Solution :
    Il faut vérifier s’il existe, dans le brouillard des écritures, onglet « Valeurs inactives », des écritures de bilan d’entrée sur des comptes de classe 8.
    Or, il ne faut pas qu’il existe d’autres écritures de BE hors compte de classe 5.
    La suppression provisoire de ces écritures permet la bonne réception des bilans d’entrée.

  • Message « le code existe déjà » en saisie habilitation

    Description :
    Lors de la mise à jour d’une habilitation par l’agence comptable (module compta géné), l’agent comptable a créé deux recettes pour des voyages qui sont bien apparues sur l’impression de l’habilitation.
    Or dans le transfert de l’habilitation ainsi que dans le document joint, une recette n’a pas été prise en compte.
    Il est impossible de recréer cette recette : Message: « Erreur, le code existe déjà »

    Solution :
    Il s’agit du comportement défini dans l’application : si un code nature a été transféré dans une habilitation puis supprimé en cours de gestion, il n’est plus possible de le recréer ensuite sous une forme identique.
    En revanche, il est tout à fait possible de créer un nouveau code nature sur ce compte, dans la mesure où ce code n’a jamais existé précédemment dans une habilitation de la régie concernée.

  • Edition autorisations de poursuite

    Description :
    Une agence comptable ne parvient plus à éditer la totalité des autorisations de poursuite en attente : une fois sélectionnées, l’onglet « suivant » n’est pas accessible.
    Par contre, les éditions sont possibles une par une.

    Solution :
    Pour pouvoir éditer un avis avant poursuite il faut déjà avoir édité 2 lettres de rappel (relance à l’amiable et avis avant poursuite).
    Vérifier si un élève dans la liste est au statut « Relance à l’amiable » (stade 1) qui expliquerait que GFC ne veut pas lui éditer une « Autorisation avant poursuite ».

  • Régie

  • Message bloquant en décaissement remise de fonds au comptable

    Description :
    Le régisseur ne peut valider le versement de la recette au comptable car un message indique qu’elle dépasse le plafond permis.

    Solution :
    Le module REGIES propose dans le menu un tableau  qui permet de rapprocher régulièrement la caisse physique du solde du compte 531 tel qu’il apparaît dans la situation des disponibilités. Ce qui permet de déceler d’éventuelles anomalies comptables.

  • Clôture de la régie

    Description :
    Comment transférer l’habilitation de clôture de régie aux établissements concernés ?

    Solution :
    Le changement d’agent comptable ne nécessite pas de clôturer les régies existantes.
    La clôture d’une régie permanente s’impose quand l’établissement où se situe la régie, change d’établissement support d’agence comptable.
    De même, un changement de régisseur n’impose surtout pas de clôturer la régie mais l’agence comptable doit seulement en saisir une au nom du régisseur entrant.
    L’habilitation de mutation permet de remplacer le nom du régisseur sortant par celui entrant lors de la réception dans la régie. Dans le cas d’une mutation de régisseur, il ne faut donc surtout pas intervenir dans le module administration, onglet établissement pour changer le nom initialement déclaré en régie.
    La régie est une entité administrative engageant la responsabilité du régisseur et du comptable. Il est donc fortement déconseillé de recourir à la clôture GFC d’une régie pour contourner un problème informatique ou comptable.
    La clôture d’une régie est initiée par l’agent comptable à partir du module de comptabilité générale.
    Ensuite il faut transférer une habilitation dite de clôture à réceptionner par le régisseur (Menu => Comptabilité Générale => Régie => Documents)

    Après avoir vérifié que les comptes de régie sont définitivement soldés, le régisseur réceptionne l’habilitation de clôture.
    A l’issue de la réception de l’habilitation de clôture, l’accès à la régie clôturée ne sera plus possible.

    A l’issue des opérations de clôture d’une régie, le comptable ne doit pas oublier l’étape de validation de cette clôture.
    Lorsque le compte de la régie est équilibré, validation de la clôture de régie (Menu => Comptabilité Générale => Régie => Saisie => Clôture

  • Comment solder la régie d’avance ?

    Description :
    L’utilisateur a une avance de 500 euros, mais il retrouve en solde de comptes 48 euros qui doivent correspondre aux restes de son prédécesseur.
    Comment faire pour les supprimer car ces 48 euros n’existent pas réellement ?

    Solution :
    Le prédécesseur aurait dû enregistrer la reconstitution de son avance puis le reversement de cette avance au comptable dans le cadre de la passation de services entre régisseurs.
    Le compte 542 doit apparaître soldé c’est à dire l’avance reconstituée reversée au comptable. (compte 543).
    Pour dégager uniquement les 48€ au crédit du compte 543 (si compte 542 soldé) avec contrepartie au débit du 531, il faut faire un décaissement versement à l’agent comptable (code 22) de 48€.
    Il faudra alors vérifier la situation des disponibilités avant de valider la journée correspondant à ces ajustements.

  • Fin période régie recettes : message

    Description :
    Régie : fin de période régie de recettes, après avoir validé l’ensemble des étapes, le transfert s’avère impossible.
    Un message d’erreur apparaît : le dernier transfert n’a pas été réceptionné

    Solution :
    Il s’agit d’un établissement non agence comptable :
    Dans Administration, le choix est coché dans les paramètres établissement.
    Il faut dans Paramètres Etablissement, modifier, décocher le choix comptabilité générale.

  • Fin de periode pour restitution d’avance : comment procéder ?

    Description :
    L’agence comptable demande à l’établissement de restituer une avance de 200 euros.
    La gestionnaire a fait les opérations demandées mais il lui est impossible de faire une fin de période, GFC lui indique qu’il n’y a rien.
    Comment procéder lorsqu’il s’agit d’une restitution d’avance ?

    Solution :
    Afin de solder définitivement le compte 543 d’avances, il convient à l’issue de l’opération de fin de période, d’effectuer les opérations suivantes :
    – saisir le remboursement des dernières dépenses acceptées par le comptable (Menu => Encaissements =>Versements de l’agent comptable) pour reconstituer l’avance au niveau du montant déclaré dans l’habilitation;
    – saisir le reversement de la totalité de l’avance reconstituée (Menu => Décaissements => Versement à l’agent comptable;
    – vérifier dans la que les comptes 542, 543 et 600 soient soldés (Menu => Situation de la régie => Situation des disponibilités);
    – si Ok, Valider la journée (Menu => Validation de journée);
    – éditer les documents de cette Fin de journée (Menu => Journal Général).
    Le reversement de l’avance au comptable en cours d’année est motivé soit par la fermeture de la régie d’avances , soit par un changement de régisseur, soit par la réduction du montant de l’avance autorisée.

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Fonctionnalités principales :
L’application GFC (Gestion Financière et Comptable) permet aux intendances des EPLE du second degré de gérer leur comptabilité.
Conçue sous forme de modules, elle traite les informations financières sur trois exercices (antérieur, en cours et en préparation).
Les principaux modules concernent la gestion budgétaire, la comptabilité générale et les régies.
Caractéristiques techniques (Dernière mise à jour : janvier 2017)
Grille de compatibilité des versions de GFC avec les versions d’HORUS ainsi que les versions MySQL installées avec HORUS :

Version GFC Version HORUS Compatible Version MySQL compatible
GFC 2017 / GFC2016 basculée HORUS 2.3 MySQL 5.1.61
HORUS 2.4 MySQL 5.5.3
HORUS 2.5 MySQL 5.5

Grille de compatibilité des versions de GFC avec les différents systèmes Windows (pour les postes clients) :

Version GFC Version WINDOWS Compatible
GFC 2017 / GFC2016 basculée Windows Seven
Windows 8
Windows 10
Modalités d’accès :
L’application GFC peut être installée :
– soit en monoposte (sur C:\)
– soit en réseau sur le serveur Horus de l’établissement (sur X:\)
Dans le catalogue de services (RIAE et assistance AMIGO) :
Applications et services métiers / Applications de gestion / Intendance